Určite ste sa už niektorí stretli s využívaním jedného emailového konta viacerými ľuďmi. Ako najlepší príklad je využívanie emailovej schránky ako úložiska medzi študentami na strednej, či vysokej škole. Prihlasovacie údaje si rozošlete cez email, Facebook, alebo si ho posuniete z ucha do ucha cez obedňajšiu prestávku. Do schránky posielate zadania, poznámky, písomky, ťaháky, otázky a odpovede.
Anonymita a prístupy na účet
Komunikácia môže byť anonymná, pokiaľ píšete, alebo odpovedáte len v rámci tejto schránky bez použitia vlastného účtu. Môže sa totiž stať, že sa k prihlasovacím údajom dostane aj nežiadaná osoba. Keď si nejaký materiály pošlete z tohto emailu na svoj a potom ho rozpošlete nejakým kamarátom, v texte emailu sa bude nachádzať aj emailová adresa, z ktorej sa to prvý krát posielalo. Preto sa môže stávať, že niektorý napíšu priamo na túto schránku so žiadosťou o prístupové heslo. Môžete tomu človeku veriť? Poznáte ho? Používa pravé alebo falošné meno? Pokiaľ máte školský informačný systém s pridelenou školskou emailovou adresou, je to jednoduché. Ak požiada o prihlasovacie údaje, vypýtajte si jeho meno a pošlite mu údaje na tú adresu.
Zálohovanie emailov voči vymazaniu
Ak sa tento email rozbehne a bude no navštevovať veľa ľudí, je väčšia pravdepodobnosť, že prihlasovacie údaje sa dostanú do nesprávnych rúk (profesor, záškodník, humorista, nešika, prílišný snaživec či obhajca inštitúcií). Môže vymazať niekoľko či všetky emaily naraz. V najhoršom prípade zruší účet úplne a bude mu to trvať ani nie pol minúty. Pokiaľ ste materiály zbierali nejaký ten rok a nachádzajú sa tam stovky súborov, nejednému vyhŕkne slza. Nájde sa niekto, kto sa o to bude starať, pravidelne všetky emaily sťahovať a v prípade zmazania 10 emailov z 1000 hľadať, ktoré to boli? Ak by však niekto vymazal všetky emaily, či celý účet 2x do roka, rýchlo by to človeka omrzelo a pochopí, že dlhé hodiny práce, aby všetky emaily nakopíroval naspäť cez IMAP sa mu pri počítači presedieť nechce.
Riešením je vytvorenie automatickej synchronizácie, ktorá sa o všetko postará za vás. Asi zbytočne by ste hľadali nejaký priamy software, alebo server na to určený. Zistil som však, že pomocou emailovej schránky na českom Seznam.cz to funguje.
1. registrujte si účet na Sezname, ktorý má na začiatku, myslím, 100MB voľného miesta.
2. Aktivujte si zaslaním SMS (funguje to aj zo slovenského čísla bez predvoľby) neobmedzenú schránku (pripomeniem, že je jediná schránka o ktorej viem, že poskytuje neobmedzenú kapacitu).
3. na účte Gmail, ktorý používate ako zdielaný s kamarátmi nastavte preposielanie prichádzajúcich správ na emailový účet na Sezname.
4. na Sezname zapnite možnosť pop3 pre všetky emaly:
5. na Gmail zapnete stahovanie emailov zo Seznamu na Gmail cez pop3:
ako však vidíte na tomoto spodnom obrázku, nezabudnite zaškrtnúť "Uložiť kópiu získanej správy na serveri", ináč sa po presunutí na Gmail zo Seznamu vymaže
Prihlasovacie údaje k Seznamu by mal mat len správca emailu, aby na zálohu nemal nikto dosah.
Ako to celé funguje?
Pokiaľ užívateľ pošle na tento Gmail nejaký email (je jedno, či ho poslal z iného emailu, alebo v rámci tejto jednej schránky) Gmail ho zaregistruje ako prijatú správu a okamžite ho ako kópiu pošle na Seznam, na ktorom sa zálohuje. Nastavené POP3 spojenie kontroluje v prijatej pošte na Gmail nachádzajú všetky maily, ktoré su v prijatej pošte na Seznam, pokiaľ nie, Gmail si stiahne zo Seznamu maily, ktoré mu chýbajú. Beží to v takomto automatickom spravovacom kruhu, ktorý dopĺňa všetky vymazané emaily. Ako som však spomenul, kontroluje len priečinok "Prijatá pošta". Preto na oboch účtoch nechávajte všetky v prijatej pošte a nepresúvajte ju do priečinkov, na to si vytvorte "Štítky"
Na kategorické rozdeľovanie emailov používajte filtre
Všetky emaily ponechávajte v prijatej pošte a nepresúvajte ich do priečinkov. Opäť si uľahčite prácu a nechajte rozdeľovanie emailov na Gmail, nerobte to manuálne.
1. na prevej strane vyhľadávacieho poľa kliknite na šípku nadol
2. do poľa "Obsahuje slová" zadajte slová, ktorá sú špecifické pre konkrétnu skupinu emailov. V mojom prípade pre emaily týkajúce sa predmetu Ekonómia som vybral tieto názvy:
"makro OR mikro OR mikroekonomie OR makroekonomie OR eko OR vlcek OR máče OR ekonomika OR ekonomie". Sú to názvy ktoré prispievajúci najčastejšie používali v emailoch. Gmail hľadá tieto slová vo všetkých prijatých emailoch a ak také nájde, priradí mu mnou vytvorenú menovku. Funkcia "OR" spôsobí, že nie je podmienkou, aby sa v maily nachádzali všetky uvedené slová ale aspoň jedno z nich.
Takýmto nastavením je každý prijatý email automaticky zaradený pod vhodný štítok
1. na prevej strane vyhľadávacieho poľa kliknite na šípku nadol
2. do poľa "Obsahuje slová" zadajte slová, ktorá sú špecifické pre konkrétnu skupinu emailov. V mojom prípade pre emaily týkajúce sa predmetu Ekonómia som vybral tieto názvy:
"makro OR mikro OR mikroekonomie OR makroekonomie OR eko OR vlcek OR máče OR ekonomika OR ekonomie". Sú to názvy ktoré prispievajúci najčastejšie používali v emailoch. Gmail hľadá tieto slová vo všetkých prijatých emailoch a ak také nájde, priradí mu mnou vytvorenú menovku. Funkcia "OR" spôsobí, že nie je podmienkou, aby sa v maily nachádzali všetky uvedené slová ale aspoň jedno z nich.
Takýmto nastavením je každý prijatý email automaticky zaradený pod vhodný štítok
Zálohovanie filtrov
Vytvorenie kvalitných, logických a čo najmenej chybových filtrov zaberie pri prepracovanej hierarchii aj niekoľko hodín a bola by taktiež škoda, keby ste o ne pri zrušení schránky prišli. V záložke "Labs" v nastaveniach Gmailu povoľte import a export filtrov.
Po vytvorení všetkých štítkov prejdite v nastaveniach na "Filtre", vyberte všetky filtre funkciou pod filtrami a vyberte "Exportovať". Filtre sa vám uložia ako súbor do počítača a v prípade potreby ich opäť importujete.
Po vytvorení všetkých štítkov prejdite v nastaveniach na "Filtre", vyberte všetky filtre funkciou pod filtrami a vyberte "Exportovať". Filtre sa vám uložia ako súbor do počítača a v prípade potreby ich opäť importujete.
Sledovanie návštevnosti
Koľko ľudí, ako často a z ktorého mesta sa vám prihlasuje na Gmail nájdete na úvodnej strane pod emailami pod odkazom "Podrobnosti". Nájdete tam aj informáciu, či Gmail navtevujú cez prehliadať, cez POP3, alebo IMAP.
Výsledok?
Keď celý email nastavíte podľa tohto manuálu, vyzerá to asi takto:
Emailový účet je sebestačný a sám sa celý spravuje. Stačí, že ho navštívite raz za niekoľko týždňov a skontrolujete, či niekto neprestavil preposielanie na Seznam, nevymazal menovky, nezmenil heslo, alebo nezmazal účet. Odporúčam nastaviť aj automatický podpis, ktorý je vkladaný do každého emailu a uveďte doň vlastnú emailovú adresu s informáciou, že sa na vás majú obrátiť v prípade problémov. Keďže si ľudia posielajú emaily s vašou vizitkou, máte desiatky, alebo stovky užívateľov, ktorý vám schránku strážia a pokiaľ sa niečo pritrafí, viete o tom ako prvý.
Pokiaľ vám bol tento článok prínosný nechajte ho zdieľať.
Patrik
Oprava PC - Bratislava/Nové mesto:
